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Dépôt des documents comptables

 

Principe du dépôt

L’assemblée générale ordinaire annuelle doit être réunie dans les 6 mois de la clôture de l’exercice social afin de statuer sur l'approbation des comptes (pour les SAS à plusieurs associés, le délai est librement fixé dans les statuts). En cas d’impossibilité de réunir l'assemblée dans ce délai, la société peut obtenir une prorogation par ordonnance rendue sur requête par le Président du Tribunal (article R.225-64) : cliquer ici pour plus d'explications.


Conformément à l'article R.123-111 du code de commerce, les sociétés commerciales sont tenues de déposer [au greffe du siège social], dans le délai d'1 mois à compter de leur approbation par l'assemblée ordinaire ou l’associé unique, les documents comptables prévus aux articles L.232-21 à L.232-23.

Ce dépôt peut être effectué par voie électronique sur www.infogreffe.fr. Dans ce cas, le délai de dépôt précédemment cité est porté à 2 mois.

Principe du dépôt

L’absence de dépôt des comptes annuels peut être interprétée comme le signe de leur inexistence ou de mauvais résultats. Dès lors, cela risque de pénaliser la cotation de l’entreprise auprès de la Banque de France et des sociétés d’assurance-crédit. Son accès au crédit ou à certains marchés risque alors d’être rendu plus difficile.


En cas de non dépôt des comptes annuels, le président du tribunal de commerce peut enjoindre le ou les dirigeant(s) à déposer ses comptes sous peine d'astreinte (article L.611-2 alinéa 3 du code de commerce). Sur poursuite du procureur de la République, des poursuites pénales peuvent également être engagées.

Sociétés concernées

Les sociétés ayant l'obligation de déposer leurs comptes au greffe sont :

  • les SARL, y compris en cas d'associé unique (EURL) : article L.232-22 du code de commerce
  • les sociétés par actions (SA, SAS, société en commandite par actions) : article L.232-23 du code de commerce
  • les SNC et les SCS si certaines conditions sont réunies : articles L.232-21 et le cas échéant, L.222-2 du code de commerce
  • les coopératives agricoles ou union de coopératives agricoles dépassant 2 des 3 seuils fixés par l'article R.524-22-1 du code rural et de la pêche maritime
  • les sociétés d'exercice libéral à responsabilité limitée ou par actions, y compris les sociétés de participations financières de profession libérales (SPFPL) : avis 95-55 et 95-61 du CCRCS, réponses ministérielles n°13922 et 40867
  • les sociétés étrangères ouvrant un premier établissement en France : article R.123-112 du code de commerce
  • les sociétés européennes : article L.229-1 du code de commerce et article 61 du règlement n°2157/2001 du 08/10/2001

Publicité et confidentialité

La publication des comptes annuels constitue une obligation imposée par la IVème directive européenne à toutes les sociétés commerciales relevant des pays membres de l’Union Européenne. Le dépôt des comptes annuels est, en effet, la contrepartie de l’absence de responsabilité pécuniaire des associés ou actionnaires de la société commerciale.


La publication des comptes annuels permet d’assurer la transparence dans la vie des affaires puisque les comptes sont l’image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entreprise. Ils permettent ainsi :

  • à chaque société commerciale de s’évaluer grâce à la comparaison de ses données comptables avec celles des concurrents,
  • l’obtention de données financières par les clients et fournisseurs ce qui contribue à gérer l’exposition de l’entreprise dans le cadre du « crédit » inter-entreprises et fiabiliser son réseau de fournisseurs.

Toutefois, les entreprises, obéissant à la définition juridique de micro-entreprise ou de petite entreprise, peuvent, si elles le souhaitent, opter pour la confidentialité, de tout ou partie de leurs documents comptables.


Cette confidentialité n’est cependant pas opposable aux autorités judiciaires et autorités administratives au sens de l’article 1er de la loi n° 2000-321 du 12/04/2000, à la Banque de France, ainsi qu’à certaines personnes morales définies par l’arrêté du 23/06/2016 (article A. 123-68-1 I. du code de commerce).

Confidentialité des comptes pour les micro-entreprises

La micro-entreprise est celle qui ne dépasse pas deux des trois critères suivants :

  • total du bilan : 350.000 €
  • montant net du chiffre d'affaires HT : 700.000 €
  • nombre moyen de salariés employés au cours de l'exercice : 10

La micro-entreprise peut solliciter la confidentialité complète de ses comptes annuels au moyen d’une déclaration dont le modèle est défini par l’arrêté A.123-61-1 du code de commerce (Annexe 1-5), en ce qui concerne les comptes afférents aux exercices clos à partir du 31/12/2013 et déposés à compter du 1er avril 2014.

Confidentialité du compte de résultat pour les petites entreprises

La petite entreprise est celle qui dépasse les seuils de la micro-entreprise, mais qui ne dépasse pas deux des trois critères suivants :

  • total du bilan : 4.000.000 €
  • montant net du chiffre d'affaires : 8.000.000 €
  • nombre moyen de salariés employés au cours de l'exercice : 50

Seuls sont concernés les comptes clos à compter du 31/12/2015.


La petite entreprise ne peut solliciter que la confidentialité de son compte de résultat au moyen d’une déclaration dont le modèle est défini par l’arrêté A.123-61-1 du code de commerce (Annexe 1-5-1), en ce qui concerne les exercices clos à partir du 31/12/2015 et déposés à compter du 7 août 2016.

Refus d’approbation

En cas de refus d’approbation des comptes annuels par l’assemblée, la société est simplement tenue de déposer au greffe la copie certifiée conforme de la délibération de l’assemblée ayant refusé l’approbation des comptes. Coût de dépôt : 15,73 € TTC.

Pièces à fournir (énumération simplifiée commune à la majeure partie des sociétés) :

Remarque importante : En cas de dépôt « papier », les documents doivent être certifiés conformes par le représentant légal ou par toute personne dûment habilitée par les textes. En cas de dépôt électronique, la certification des comptes annuels est obtenue par une attestation de conformité accessible lors du dépôt en ligne des comptes annuels.


  • 1 exemplaire des comptes annuels (bilan actif-passif, compte de résultat et annexes, sauf cas de dispense de tenir des annexes (articles L.123-6-1 et L.123-6-2 du code de commerce))
  • 1 exemplaire de la proposition d'affectation du résultat et de la résolution ou décision d'affectation du résultat votée
  • 1 exemplaire du rapport du commissaire aux comptes sur les comptes annuels
  • Le cas échéant, pour les entreprises souhaitant opter pour la confidentialité (sous condition d’obéir aux critères ci-dessus), 1 exemplaire de la déclaration de confidentialité des comptes annuels ou du compte de résultat
  • 1 règlement à l'ordre du "Greffe du Tribunal de Commerce de Bourg en Bresse"

* Lorsque l'associé unique est seul gérant de la société (EURL), le dépôt dans le même délai, du rapport de gestion, de l'inventaire et des comptes annuels, dûment signés, vaut approbation des comptes (article L.223-31 du code de commerce).

Tarifs :

  • Comptes annuels : 45,48 € TTC
  • Comptes consolidés (pour les groupes de sociétés) : 45,48 € TTC

Télécharger :

 Modèle de déclaration de confidentialité des comptes pour les micro-entreprises

 Modèle de déclaration de confidentialité du compte de résultat pour les petites entreprises

 Modèle de requête au président afin de proroger le délai de réunion de l'AGO

 Explicatif "pas-à-pas" du dépôt des comptes annuels en ligne (par le dirigeant)

 Explicatif "pas-à-pas" du dépôt des comptes annuels en ligne (par un mandataire)

 Synthèse du dépôt des comptes annuels des différentes formes de société

 

Ce dépôt peut être effectué par voie électronique sur www.infogreffe.fr




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